Technischer Prüfbericht: ToolTime (Audit 2026)
Einfache Büro-Software für kleinere Handwerksbetriebe (1–10 Mitarbeiter) mit Termin-App · Architektur: Aufgeräumtes Web-Büro am PC + schlanke Begleit-App für Termine und Fotos
Gesamtnote (handwerkersoftwareshk.de)5,5 / 10
Abdeckung Büro-PC15 von 36 Funktionen (42%)
Abdeckung Smartphone-App6 von 36 Funktionen (17%)
Bedienbarkeits-Index8,1 / 10
iOS / Android Store4.4 ★ / 4.1 ★
Komplett-Tarif (1 Nutzer)89 €/Monat
Geprüfte Stärken
- Sehr übersichtliche Oberfläche am Büro-PC — auch ohne kaufmännische Vorkenntnisse schnell verständlich.
- Saubere Umsetzung von E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), § 35a EStG Lohnanteil und Großhandels-Schnittstellen (IDS/Datanorm).
- Zuverlässige Terminplanung mit digitalem Arbeitsbericht und Kundenunterschrift in der App.
Festgestellte Grenzen
- In der mobilen App lassen sich weder Angebote noch Rechnungen erstellen — dafür muss man abends an den PC.
- Keine echte Bauprojekt-Nachkalkulation mit Deckungsbeitrag in Echtzeit und kein GAEB-Import.
- Keine KI-Telefonannahme, kein WhatsApp-KI-Agent und meist 12 Monate Vertragsbindung.
Einzelprüfung der 36 Kriterien (Büro-PC vs. Smartphone-App)
| Gruppe | Funktion | Büro-PC | Smartphone-App |
|---|---|---|---|
| Smartphone & Baustelle | Kompletter Betrieb in der Smartphone-App | — | — |
| Smartphone & Baustelle | Angebot vor Ort per Sprache erstellen | — | — |
| Smartphone & Baustelle | Regiebericht, Fotos & Unterschrift auf dem Display | ✓ | ✓ |
| Smartphone & Baustelle | Offline-Modus (Heizungskeller, Tiefgarage & Rohbau) | ✓ | ✓ |
| Smartphone & Baustelle | Digitale Zeiterfassung mit GPS-Nachweis | ✓ | ✓ |
| Smartphone & Baustelle | Kassenbons & Großhandelsbelege per Kamera scannen | ◐ | — |
| Smartphone & Baustelle | Preislisten & alte Angebote per KI importieren | ✓ | — |
| Smartphone & Baustelle | Kartenzahlung, GiroCode (EPC-QR) & Zahlungslink vor Ort | — | — |
| KI & Kundenbetreuung | KI-Telefonassistentin bei verpassten Anrufen (24/7) | — | — |
| KI & Kundenbetreuung | KI-Antworten auf WhatsApp & Terminbuchung im Kalender | — | — |
| KI & Kundenbetreuung | Eigene Handwerker-Webseite mit Online-Anfrage inklusive | — | — |
| KI & Kundenbetreuung | Zentrales Postfach (WhatsApp, E-Mail & Telefon) | — | — |
| KI & Kundenbetreuung | Automatische Terminerinnerungen an Kunden | ✓ | — |
| KI & Kundenbetreuung | Automatische Google-Bewertungsanfrage nach Auftragsabschluss | — | — |
| Angebote, Rechnungen & Steuer | Angebote nach Gewerken, Titeln & Positionen | ✓ | — |
| Angebote, Rechnungen & Steuer | Abschlagsrechnungen, Kumulierung & Schlussrechnung (VOB/B) | ✓ | — |
| Angebote, Rechnungen & Steuer | E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) & GoBD-Unveränderbarkeit | ✓ | — |
| Angebote, Rechnungen & Steuer | § 35a EStG Lohnanteil, § 13b UStG Reverse Charge & § 19 UStG | ✓ | — |
| Angebote, Rechnungen & Steuer | Steuerberater-Export (DATEV-kompatibel / Quartalsordner per Klick) | ✓ | — |
| Angebote, Rechnungen & Steuer | Automatische Zahlungserinnerung & Mahnwesen | ✓ | — |
| Bauprojekte & Nachkalkulation | Echtzeit-Nachkalkulation & Deckungsbeitrag je Auftrag | — | — |
| Bauprojekte & Nachkalkulation | Subunternehmer-Steuerung & § 48 EStG Bauabzugsteuer | — | — |
| Bauprojekte & Nachkalkulation | Sicherheitseinbehalt (5 % / 10 % VOB/B) & Gewährleistungsfristen | — | — |
| Bauprojekte & Nachkalkulation | Kundenportal für Angebote, Rechnungen & Baufortschritt | — | — |
| Bauprojekte & Nachkalkulation | GAEB-Schnittstelle (DA81–DA86) für öffentliche Ausschreibungen | — | — |
| Kundendienst, Wartung & Anlagen | Wartungsverträge & wiederkehrende Prüfintervalle | ◐ | — |
| Kundendienst, Wartung & Anlagen | Anlagenpass beim Kunden (Seriennummer, Historie & Garantie) | — | — |
| Kundendienst, Wartung & Anlagen | Digitale Prüfprotokolle nach Gewerk (E-Check, TRGI, GEG, F-Gase) | ✓ | ✓ |
| Kundendienst, Wartung & Anlagen | Garantie- & Mängelmanagement mit Fristenkontrolle | — | — |
| Disposition & Monteure | Digitale Plantafel nach Monteuren & Kolonnen | ✓ | ✓ |
| Disposition & Monteure | Live-Standortkarte & Tagesrouten des Teams | — | — |
| Disposition & Monteure | Rollen & Zugriffsrechte (Monteur sieht keine Einkaufspreise/Margen) | ✓ | ✓ |
| Lager, Einkauf & Buchhaltung | Materialbestellung beim Großhandel & Wareneingang | — | — |
| Lager, Einkauf & Buchhaltung | Mehrlager-Warenwirtschaft mit Barcode-Scanner & Ladenkasse | — | — |
| Lager, Einkauf & Buchhaltung | Doppelte Buchführung (SKR03/SKR04, Bilanz & direkte UStVA) | — | — |
| Start, Vertrag & Support | Monatlich kündbar, 0 € Einrichtung & persönlicher WhatsApp-Support | — | — |
Tarif-Skalierung (1 bis 15 Lizenzen · netto/Monat)
| 1 Liz. | 3 Liz. | 5 Liz. | 10 Liz. | 15 Liz. | Vertragsbindung | Einrichtung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 89 € | 159 € | 229 € | 404 € | 579 € | 12 Monate (Jahresvertrag als Standard) | 0 € – 290 € |
Technische Fragen zu ToolTime
Was kostet ToolTime im Monat für einen Handwerksbetrieb?
Im vollständig ausgestatteten Referenz-Tarif liegt ToolTime bei 89 €/Monat · höchster Komplett-Tarif, 1 Nutzer. Für 3 Nutzer beträgt der Monatspreis 159 €/Monat. Vertragsbindung: 12 Monate (Jahresvertrag als Standard). Einrichtung: 0 € – 290 €.
Was kann die Smartphone-App von ToolTime im Vergleich zur PC-Version?
Am Büro-PC deckt ToolTime 15 von 36 geprüften Funktionen ab, in der mobilen App 6 von 36. In den App Stores erreicht die Anwendung 4.4 ★ (iOS) bzw. 4.1 ★ (Android).
Für welche Betriebe ist ToolTime ideal — und für welche nicht?
Ideal für: Kleine Handwerksbetriebe (1–8 Mitarbeiter), die von Word/Excel auf eine leicht verständliche Büro-Software am PC umsteigen wollen. Weniger geeignet für: Betriebe, die Angebote und Rechnungen direkt auf der Baustelle am Smartphone schreiben müssen oder echte Nachkalkulation, GAEB und KI-Kundenbetreuung brauchen.
Hersteller-Website (tooltime.app/de) ↗ · ← Zurück zur Hauptmatrix